RYHTI Huoltokirja
 |
Kiinteistönhoito ja -huolto
Huoltokirjan perusominaisuutena on kiinteistön perustietojen sekä järjestelmä- ja laitetietojen hallinta. Perustiedot muodostavat kiinteistön teknisen selkärangan ja ne toimivat muiden toiminnallisuuksien perustana.
Kiinteistön perustietojen ja palvelutasokuvauksen perusteella laaditaan kohdekohtainen huoltosuunnitelma. Huoltosuunnitelma perustuu hyvän kiinteistönhoitotavan edellyttämiin toimenpiteisiin sekä kohdekohtaisiin erityispiirteisiin. Se sisältää myös viranomaisten edellyttämät määräaikaistarkastukset.
Vikailmoitusten ja palvelupyyntöjen hallinta
Oleellinen osa huoltokirjaa on kiinteistön käyttäjien palvelupyyntöjen hallinta. RYHDISSÄ kiinteistön käyttäjille voidaan jakaa tunnukset, joiden avulla he voivat kirjata havaitsemansa palvelupyynnöt suoraan RYHTI:in. Toiminnon kautta kiinteistön käyttäjät saavat myös palautetta palvelupyyntöihinsä ja huoltomiehen puhelin soi harvemmin.
Dokumenttien hallinta
RYHTI sähköinen huoltokirja palvelee myös kiinteistön ylläpitoon liittyvien asiakirjojen tallennus- ja jakofoorumina. Asiakirjat ovat kootusti yhdessä paikassa, josta ne voidaan hakea ja tulostaa aina uudestaan, mikäli alkuperäinen asiakirja sattuu katoamaan.
Kunnossapidon hallinta (PTS)
Kiinteistön kunnossapitoon liittyvien kustannusten hallinta on huomattavan tärkeää jokaiselle kiinteistönomistajalle. Odottamattomia ja ei-toivottuja kustannuksia voidaan välttää pitkän tähtäimen suunnittelulla. RYHTI tarjoaa erinomaiset edellytykset myös kiinteistökannan PTS-tietojen hallintaan sekä toimenpiteiden budjetointiin ja toteutumisen seurantaan.
Kulutustietojen hallinta
RYHDIN kulutusseuranta tarjoaa selkeän ja helpon tavan seurata koko kiinteistömassan energian ja sähkön kulutuksia kuukausitasolla. Säännöllisellä seurannalla poikkeamat havaitaan nopeasti ja korjaavat toimenpiteet voidaan aloittaa riittävän ripeästi. Energiatodistukseen vaadittavat tiedot ovat niin ikään helposti hallittavissa RYHDIN avulla.
Sopimusten hallinta ja budjetointi
Sopimusten hallinta on tehokas palvelusopimusten johtamisen työkalu, jonka avulla hallitaan sopimuksia, niiden sisältöä ja yhteystietoja. Sopimusmoduuli mahdollistaa sopimuskokonaisuuden tarkastelun ja raportoinnin eri näkökulmista, esimerkiksi palveluntuottajittain ja toimialoittain (hallinto, kiinteistönhoito). Sopimustenhallinan avulla kaikki kiinteistöön kohdistuvat sopimusdokumentit ja tiedot ovat tallessa ja helposti analysoitavissa.
Budjetointiominaisuudella hallitaan kiinteistön eri kuluryhmiin kuuluvien tilien budjetointia. Budjetointi erillisen RYHTI sovelluksen avulla on perusteltua silloin kun budjetin laatijana on esimerkiksi ulkopuolinen manageri, jolla ei ole mahdollisuutta käyttää toimeksiantajan taloushallintojärjestelmiä. Budjetoinnissa pää- ja alatilit määritellään tietokantakohtaisessa kirjastossa asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Päätilit muodostuvat Suomessa lähes poikkeuksetta KTI:n (Kiinteistötalouden Instituutti ry.) neljästätoista (14) päätilistä.
Sähköinen huoltokirja
Kiinteistöjen huoltokirjat ovat nykyisin pääsääntöisesti sähköisiä ja omistajakohtaisia. Eri palveluntuottajat vaihtuvat kiinteistön elinkaaren aikana, mutta huoltokirja säilyttää korjaushistorian. Verkossa RYHTI-palvelimella toimivaan huoltokirjaan pääsee helposti käsiksi 24 h vuorokaudessa nettiselaimella.